- شناخت نیاز گزارش
- انتخاب دسته‌ها
- تعریف قاعده
- مرور موارد مبهم
۱. سؤال گزارش را بنویسید
پیش از ساخت دسته‌ها، مشخص کنید می‌خواهید چه چیزی را مقایسه کنید. هزینه اداره مطب، خرید تجهیزات یا مخارج هر شعبه؟ ساختار دسته‌ها باید به همین پرسش پاسخ دهد.
۲. از چند عنوان محدود شروع کنید
مصرفی، تجهیزات، محل فعالیت، خدمات و سایر موارد نیازمند بررسی می‌توانند نقطه شروع یک فهرست مدیریتی باشند. عنوان‌ها را متناسب با فعالیت خود انتخاب کنید.
هرگاه دسته «سایر» بزرگ شد، شرح‌های داخل آن را مرور کنید. شاید یک دسته مشخص لازم باشد؛ شاید هم فقط شرح ثبت‌ها ناقص باشد.
۳. قاعده ثبت را مستند کنید
برای هر دسته یک توضیح کوتاه و یک مثال بنویسید. اگر چند نفر ثبت انجام می‌دهند، این راهنمای کوتاه از استفاده متفاوت از یک عنوان جلوگیری می‌کند.
۴. موارد مبهم را دوره‌ای مرور کنید
موردی که در هیچ دسته‌ای جا نمی‌گیرد باید توضیح و وضعیت بررسی داشته باشد. پس از تصمیم، قاعده را به راهنمای داخلی اضافه کنید تا بار بعد همان سؤال تکرار نشود.
اگر ساختار دسته‌ها عوض شد، تاریخ تغییر را نگه دارید. برای مقایسه دو دوره، باید بدانید آیا تعریف دسته‌ها یکسان بوده است یا خیر.