پوشه‌ها باید به روش جست‌وجوی شما نزدیک باشند
اگر هنگام پیدا کردن یک رسید ابتدا ماه آن را به خاطر می‌آورید، پوشه‌ها را بر اساس دوره بچینید. اگر چند مجموعه دارید، اول نام مجموعه و سپس دوره را قرار دهید. مهم این است که همه همکاران یک منطق مشترک داشته باشند.
از ساختن پوشه‌ای با عنوان «متفرقه» برای همه چیز خودداری کنید. یک بخش موقت برای اسناد بررسی‌نشده کافی است؛ هر سند پس از بررسی باید جای مشخصی پیدا کند.
نام فایل، خلاصه‌ای از محتوای آن است
نامی مانند «رسید جدید ۲» درباره محتوا چیزی نمی‌گوید. از یک الگوی ثابت شامل تاریخ، نوع سند و شرح کوتاه استفاده کنید. شماره ارجاع داخلی هم می‌تواند ارتباط فایل با ثبت مالی را حفظ کند.
نام فایل را با جزئیات حساس بیمار یا اطلاعات غیرضروری پر نکنید. برای مدیریت مالی، شناسه داخلی و توضیح کافی درباره رویداد معمولاً کاربرد بیشتری دارد.
- مجموعه / دوره / نوع سند
- تاریخ ـ شرح کوتاه ـ شناسه
- وضعیت: دریافت‌شده، بررسی‌شده یا نیازمند تکمیل
نسخه اصلی و نسخه اصلاح‌شده را مشخص کنید
اگر فایلی اصلاح شد، نسخه قبلی را بدون توضیح با آن جایگزین نکنید. مشخص کنید چه چیزی تغییر کرده و کدام نسخه مبنای بررسی است. وجود چند فایل با نام‌های تقریباً یکسان، احتمال استفاده از سند اشتباه را بیشتر می‌کند.
یک فهرست ساده با نام سند، شناسه ثبت مالی، مسئول بررسی و وضعیت کافی است تا بدانید چه چیزی کامل شده و چه چیزی هنوز پیگیری می‌خواهد.
تحویل سند را قابل پیگیری کنید
ارسال پوشه پایان کار نیست. فهرست محتویات و موارد ناقص را همراه آن بفرستید و یک نسخه مشخص از بسته تحویل را نگه دارید. درباره مسیر ارسال و محدوده دسترسی با دریافت‌کننده هماهنگ کنید.
این راهنما یک روش اجرایی برای نظم دادن به اسناد است. درباره مدت نگهداری قانونی یا کفایت یک سند برای امور مالیاتی، باید مقررات مرتبط با فعالیت خود را جداگانه بررسی کنید.