- تعیین محدوده
- نام‌گذاری
- فهرست اسناد
- مرور اختلاف‌ها
- تحویل
۱. محدوده تحویل را هماهنگ کنید
با حسابدار درباره دوره، مجموعه و نوع اطلاعات موردنیاز توافق کنید. ارسال حجم زیادی از فایل‌های نامرتبط الزاماً بررسی را آسان‌تر نمی‌کند. یک فهرست کوتاه از اقلام موردنیاز داشته باشید.
۲. یک الگوی نام‌گذاری استفاده کنید
فایل‌ها را با تاریخ، شرح کوتاه و شناسه داخلی نام‌گذاری کنید. اگر سند اصلاح شده است، نسخه مبنا را مشخص کنید و توضیح تغییر را کنار آن نگه دارید.
۳. فهرست همراه بسازید
یک فهرست با عنوان سند، شناسه، تاریخ، دسته و وضعیت تهیه کنید. برای فایل‌های ناقص یا در انتظار دریافت هم ردیف بسازید تا نبودشان در میان فایل‌های موجود پنهان نماند.
- عنوان روشن و شناسه یکتا
- ارتباط با ثبت مالی
- وضعیت بررسی و توضیح لازم
۴. سؤال‌ها را جدا بنویسید
مواردی مثل اختلاف مبلغ، تاریخ نامشخص یا دریافت بدون شرح را در یک بخش مشخص قرار دهید. از حسابدار بخواهید نتیجه بررسی را با همان شناسه بازگرداند تا ارتباط پرسش و پاسخ حفظ شود.
۵. تحویل و نسخه بسته را ثبت کنید
مسیر ارسال را با دریافت‌کننده هماهنگ کنید. زمان تحویل و نام نسخه بسته را ثبت کنید و دسترسی را به افراد درگیر محدود نگه دارید.
این راهنما درباره نظم اجرایی است. نوع مدارک لازم و مدت نگهداری قانونی باید با توجه به فعالیت و مقررات مربوط بررسی شود.