- انتخاب دوره
- جمع‌آوری دریافت‌ها
- مرور پرداخت‌ها
- تطبیق اسناد
- ثبت اختلاف‌ها
- آماده‌سازی گزارش
۱. دوره و مجموعه را مشخص کنید
نام مطب یا کلینیک، آغاز و پایان دوره و واحد پول را بالای چک‌لیست بنویسید. برای دو مجموعه، چک‌لیست جدا داشته باشید تا مبالغ و اسناد با هم مخلوط نشوند.
۲. دریافت‌ها را گردآوری کنید
فهرست کارتخوان، انتقال بانکی و دریافت نقدی را کنار هم قرار دهید. برای هر مورد، شرح، تاریخ و شناسه ثبت بگذارید. انتقال داخلی را جدا علامت بزنید و مورد تکراری را پیش از جمع‌زدن بررسی کنید.
۳. پرداخت‌ها را مرور کنید
پرداخت‌های دوره را به چند دسته ثابت، مانند تجهیزات، مصرفی، اجاره و خدمات تقسیم کنید. شرح‌های مبهم را کامل کنید و برای مبلغ‌های نامشخص، وضعیت بررسی در نظر بگیرید.
۴. هر ثبت را به سندش وصل کنید
نام فایل یا شناسه سند را کنار ثبت مالی بنویسید. مدارک ناخوانا، ناقص یا بدون تاریخ را در فهرست تکمیل قرار دهید؛ هیچ‌کدام را صرفاً برای بستن ماه حذف نکنید.
- رسید دریافت یا پرداخت
- شرح مرتبط با فعالیت
- شناسه مشترک میان ثبت و فایل
۵. اختلاف‌ها را قابل پیگیری کنید
برای هر اختلاف، توضیح کوتاه و نام مسئول پیگیری ثبت کنید. اگر نتیجه بررسی هنوز مشخص نیست، همان وضعیت باز را در گزارش منتقل کنید.
۶. خروجی را آماده کنید
خلاصه دریافت‌ها و پرداخت‌ها، فهرست اسناد و کارهای باز را در یک بسته مشخص نگه دارید. پیش از تحویل به حسابدار، واحد پول و بازه گزارش را دوباره کنترل کنید.
نسخه تعاملی این چک‌لیست در بخش ابزارها در دسترس است. می‌توانید وضعیت هر مرحله را علامت بزنید و یک نسخه متنی از نتیجه دریافت کنید.