پیش از جلسه، محدوده را ببندید
یک دوره مشخص و یک نسخه از اطلاعات را مبنای گفت‌وگو قرار دهید. اگر هر نفر فایل متفاوتی در اختیار داشته باشد، بخش زیادی از زمان صرف پیدا کردن آخرین نسخه خواهد شد.
خلاصه مبالغ، فهرست اسناد و موارد نامشخص را از قبل آماده کنید. لازم نیست گزارش طولانی باشد؛ کافی است هر عدد به ثبت و سند خود برگردد.
سؤال‌های تکرارشونده را ثابت نگه دارید
مرور دوره‌ای با چند سؤال ثابت قابل مقایسه می‌شود. کدام دریافت‌ها هنوز تطبیق ندارند؟ چه مدارکی ناقص است؟ کدام پرداخت‌ها به توضیح بیشتری نیاز دارد؟
برای هر مورد، میان اطلاعات قطعی و برداشت اولیه تفاوت بگذارید. نبود سند را به معنی نبود رویداد یا تأیید قطعی آن در نظر نگیرید.
- اختلاف ثبت‌ها با مدارک موجود
- اسناد ناقص یا ناخوانا
- مواردی که نیاز به نظر حسابدار دارند
تصمیم را به یک کار مشخص تبدیل کنید
عبارت «پیگیری شود» به‌تنهایی کافی نیست. مشخص کنید چه کسی، چه مدرکی را از چه مسیری پیدا می‌کند و نتیجه در کجا ثبت می‌شود. تاریخ توافق‌شده برای پیگیری داخلی را هم یادداشت کنید.
در جلسه بعد، فهرست کارهای باز را از همان نسخه ادامه دهید. ساختن فهرست تازه بدون ارتباط با دوره قبل، مسئله پراکندگی را دوباره ایجاد می‌کند.
با سه خروجی جلسه را تمام کنید
خلاصه مورد توافق دوره، فهرست اختلاف‌های باز و برنامه پیگیری، خروجی‌های اصلی مرور هستند. هر سه را کنار بسته اسناد نگه دارید تا دلیل تغییرات بعدی روشن بماند.
این روش برای هماهنگی داخلی است و جای بررسی حرفه‌ای حسابداری یا تعیین تکالیف قانونی کسب‌وکار را نمی‌گیرد.